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The Media Office advierte sobre la importancia de la comunicación organizacional ante el COVID-19

Las empresas e instituciones son el principal motor de nuestra sociedad. En medio de una pandemia y ante la amenaza de una eventual crisis sanitaria en Venezuela, las organizaciones deben apresurarse en desarrollar estrategias y definir protocolos de comunicación que contribuyan a proteger a sus trabajadores y colaboradores, su operatividad y su reputación; señala Miguel Sogbi, CEO de The Media Office (TMO).

Aunque aún hay quien tiende a pensar que el COVID-19 no causa más que un fuerte resfriado, la extensa duración del cuadro de síntomas provocado por el coronavirus no solamente se traduciría en un marcado ausentismo laboral dentro de una organización, sino en su cadena de producción y su entorno. También deben tomarse en cuenta los proveedores, clientes y audiencias relacionadas. Visto en macro, entendemos por qué un virus está afectando la economía de potencias mundiales y los principales mercados bursátiles.

¿Qué se espera de las empresas y organizaciones, ante el brote del nuevo coronavirus en Venezuela? Los trabajadores quieren saber cómo se afecta la empresa y cuál es el plan para asegurar la continuidad de las operaciones, ante una cuarentena preventiva o un eventual contagio. En términos generales, la sociedad está esperando conciencia, proactividad, planificación, y comunicación.

Sogbi señala que toda la comunidad y el entorno de cualquier empresa que eventualmente va ser afectada, espera que se tomen las mejores decisiones, en el tiempo adecuado y comunicadas asertivamente. Según apunta el especialista en comunicación estratégica, también resguardarán y mantendrán su reputación, las empresas que mejor se manejan ante la crisis, tanto puertas adentro como puertas afuera.

Medidas en tiempo y forma

Lo más recomendable es tener un plan de contingencia que incluya varios escenarios: el del trabajo a distancia, cuando sea posible; el del cierre de operaciones por un tiempo indeterminado, cuando sea necesario; o incluso el escenario de la imposibilidad de obtener materia prima. Este plan se debe hacer y revisar constantemente, ya que esta crisis es dinámica.

¿Qué pasos se pueden tomar? Comunicarse de manera temprana, frecuente y consistente ante cualquier situación: los cambios en las operaciones siempre generan incertidumbre. La información oportuna contribuye a controlarla y reducirla. Es importante que la comunidad de la empresa sepa cuál es el plan, porque a la vez, ellos tendrán comunicación con otras piezas clave, como clientes y proveedores.

“Sea como sea su plan, hágalo más temprano que tarde. Su organización, no importa si es una fábrica, un colegio, una iglesia, un cine, su organización será juzgada según su actuación y sus decisiones. Medidas adecuadas y bien comunicadas, tendrán incidencia importante en la vida de las personas que integran su comunidad”, asegura Miguel Sogbi.

La voz cantante

La desinformación y los rumores deben ser corregidos inmediatamente. “En estos casos, la información clara y oportuna funge como el gel antibacterial en la comunicación”, asegura Sogbi. Hay que establecer una línea de comunicación, con la que los trabajadores se puedan comunicar a la hora de cualquier duda. Para esto, lo más recomendable es establecer un comité de crisis, que reúna los responsables de las áreas clave dentro de la empresa, para revisar las decisiones y resolver nuevas inquietudes.

En el caso de una eventual crisis generada por el coronavirus, la vocería interna y externa debe ser canalizada por una sola persona. El vocero debe mantener informado por los medios que indique su estrategia a su comunidad, con una frecuencia de una o dos veces por semana y alertas tempranas, cuando sea necesario.

En cuanto a la comunicación externa, Sogbi apunta que es clave y fundamental en las empresas que prestan un servicio masivo a la comunidad, mantener al público informado, a través de las redes sociales oficiales de la empresa, boletines y comunicados de prensa. En cuanto a la comunicación interna, son muy recomendables los correos electrónicos, el grupo de WhatsApp oficial de la empresa y alguna red social (solamente en casos excepcionales).

Encender las alarmas sin ser alarmistas 

● Ante cualquier situación, el nivel de preocupación debe ser el apropiado.
● Hay que dejar claro que, ante cualquier síntoma como tos seca, fiebre alta, dolor de cabeza, el trabajador debe ver a un médico. Cada organización debe promover que los trabajadores que presenten algún síntoma, se queden en sus casas. En este sentido, es recomendable reducir el temor que puedan tener los trabajadores de perder su empleo, en el caso de faltas o ausencias.
● Seguir las recomendaciones de salud pública que apliquen según su caso.
● Es importante reducir las reuniones cara a cara, si no son imprescindibles. ● Restringir los viajes de trabajo. Nacionales o internacionales.
● Usar fuentes creíbles: Es clave informarse a través de personas y organizaciones serias y creíbles, para poder comunicar correctamente en la organización y para poder tomar las mejores decisiones.
● Darle peso a las fuentes oficiales como la Organización Mundial de la Salud (OMS).
● Seguir en redes sociales a medios y periodistas con reputación ganada por la trayectoria y la seriedad de sus profesionales y contenidos.
● Facilitar la higiene de las manos o tomar medidas especiales si su negocio incluye el expendio de alimentos y bebidas.

Algunos ejemplos globales de medidas que se han tomado: 
● Publix y otras cadenas de retail: están controlando la venta de jabón antibacterial, al limitar la venta por persona, procuran que la existencia de jabón alcance para el mayor número de personas.
● Costco, eliminó las degustaciones de comida en sus pisos de venta, para evitar la diseminación del virus.
● Apple ha pedido a sus trabajadores que trabajen remotamente.
● Algunas empresas de viajes y hotelería están siendo flexibles con las penalidades de cancelación.
● Muchas transnacionales han suspendido los viajes de sus ejecutivos.
● Las empresas de eventos han suspendido conferencias y conciertos.
● Eventos deportivos como La Fórmula 1, se están jugando a puerta cerrada; los organizadores de otros eventos, como las Olimpiadas y copas de fútbol están considerando su postergación.

 

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La vocería organizacional: pieza clave para las empresas en tiempos de crisis

13188083_486719794854928_1911866492_nPara nadie es un secreto que estar frente a las cámaras o responder preguntas a los medios de comunicación puede ser un poco atemorizante. Sin embargo, el portavoz de una organización debe estar en la capacidad de hacer una presentación efectiva y hacer llegar al público el mensaje deseado.

La vocería organizacional es la herramienta que funge como puente directo para fortalecer la relación con sus audiencias. El vocero designado es elegido para transmitir la identidad, personalidad, valores y filosofía que determinan el comportamiento de la empresa según las dinámicas del entorno.

Toda organización está propensa a atravesar situaciones que requieran fijar una posición ante la opinión pública. Es por esto que el líder organizacional designado como vocero debe contar con un entrenamiento y desarrollo de sus habilidades de comunicación, que le permitan enfrentar temas sensibles, momentos de crisis, críticas, etc. Para estar preparado hay algunos aspectos básicos que todo portavoz debe tener en cuenta:

  • Recuerda siempre los mensajes clave. Ten en cuenta que menos es más, y que no debes desviarte del tema central. Si te desvías, utiliza puentes que te ayuden a recuperar el hilo de la conversación.
  • Tú serás la persona encargada de construir la relación entre los periodistas, la audiencia y la organización. Un error puede afectar todo lo planificado, así que concéntrate.
  • Nunca olvides que el objetivo principal no es responder preguntas, es sembrar mensajes. Allí radicará el éxito de tu presentación.

“El portavoz tiene la responsabilidad de comunicar efectivamente los mensajes previamente definidos, que construirán o reforzaran la imagen que las diferentes audiencias tengan de la organización, empleando herramientas y técnicas que le permitan ser coherente y convincente” explicó Miguel Sogbi, fundador y Director ejecutivo de la agencia de comunicaciones The Media Office.

El próximo sábado 4 de junio, la agencia de comunicaciones The Media Office llevará a cabo en Caracas la segunda edición de su novedoso formato TMO Media Training. Un taller de vocería que a través de herramientas prácticas de comunicación, ejercicios didácticos, entrenamiento intensivo y tecnología de aprendizaje acelerado, capacitará y preparará a los líderes organizacionales para un encuentro exitoso con los medios de comunicación.

 

Los interesados en participar en este taller pueden escribir a eventos@themediaoffice.com , comunicarse al 0412.246.10.05. y visitar sus redes sociales en instagram y twitter como @themediaoffice

8 consejos para hacer exitosos tus encuentros con los medios de comunicación

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Actualmente los medios de comunicación dominan el mundo.

La imagen de personas y organizaciones dependen

de lo que se publique en ellos. 

 

La gestión de un vocero es la pieza clave que funge como conector entre una organización y sus públicos internos y externos, al transmitir mensajes efectivos que consoliden y mantengan la comunicación de la empresa que representan.

El vocero debe estar en la capacidad de manejar exitosamente un encuentro con los periodistas, logrando posicionar los mensajes previamente definidos por la organización en su estrategia comunicacional.

Además, el portavoz, debe tener control sobre su discurso, utilizando diferentes herramientas que le permitirán ser coherente y convincente en su mensaje. Por eso, aquí te dejamos algunos consejos para mejorar tus habilidades de vocería.

  1. Ser un vocero efectivo: debe emitir un mensaje claro y conciso que esté adaptado al contexto actual y alineado a la estrategia comunicacional de la organización. Claro, preciso y empático.
  2. Ser conscientes de la comunicación: un discurso exitoso parte de una buena dicción y vocabulario que ayuden a evitar el uso de muletillas. Para evitarlas es recomendable cultivar el hábito de la lectura y asumir un papel crítico buscando errores o fallas en discursos de grandes oradores.
  3. Tener claros nuestros mensajes clave: Haz foco en tus mensajes y no permitas el desenfoque del tema.
  4. Ser conscientes de nuestro lenguaje corporal: Haz contacto visual frecuente con el público. Esto demuestra interés y una actitud positiva.
  5. Tener Rapport: Para ir al ritmo de la persona con la que se habla es necesario observar detalladamente su velocidad al hablar, postura corporal y tono de voz.
  6. Conocer cuando se es buen vocero y mal vocero: Un buen vocero no usa muletillas, posiciona mensajes claves y mantiene buena actitud ante situaciones de crisis. Un mal vocero permite el desenfoque del tema y mantiene una actitud negativa ante preguntas o comentarios difíciles.
  7. Prepararse para una entrevista: Sé cortes y no pierdas el control. Si no sabes la respuesta a algo, dilo. Ofrécete a buscar la respuesta y evita las pausas largas.
  8. Buscar la objetividad periodística: buscar la mejor manera de disminuir la subjetividad del periodista.

Para cubrir esta necesidad, la unidad de eventos The Media Office presentará el sábado 5 de marzo, la primera edición de su formato Media Training. Un taller de vocería que a través de herramientas prácticas de comunicación, ejercicios didácticos, entrenamiento intensivo y tecnología de aprendizaje acelerado, capacitará y preparará a los líderes organizacionales para un encuentro exitoso con los medios de comunicación.

Miguel Sogbi, fundador y Director ejecutivo de The Media Office, aseguró que el taller brindará a los participantes una experiencia personalizada a fin de identificar áreas de mejora y potenciar sus habilidades de comunicación. “Es un taller personalizado, por eso no permitimos que nuestras sesiones tengan más de 12 participantes. El objetivo es desarrollar las habilidades de vocería necesarias para lograr que los encuentros con medios de comunicación social sean lo más efectivos para el mantenimiento y consolidación de la imagen pública tanto de una organización como de una persona”

 

Para mayor información e inscripciones pueden escribir a eventos@themediaoffice.com o comunicarse al 0412.246.10.05. También pueden buscarnos por nuestras redes sociales, en Instagram y Twitter como @TheMediaOffice